Tugas Softskill 4: Komunikasi Dalam Manajemen

 KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN
 

A.    PENGERTIAN KOMUNIKASI
 

Everett M. Rogers

Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.
 

Rogers & D. Lawrence Kincaid

Komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yg pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yg mendalam.
 

Shannon & Weaver

Komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yg saling pengaruh mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaja. Tidak terbatas pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi.
 

Raymond S. Ross

Komunikasi adalah suatu proses menyortir, memilih dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yg serupa dengan yg dimaksudkan komunikator. 

B.     PROSES KOMUNIKASI

Proses komunikasi terbagi menjadi 2 (dua) tahap, yaitu proses komunikasi secara primer dan proses komunikasi secara sekunder.

1.   Proses Komunikasi Secara Primer
Pengertian proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (simbol) sebagai media. Lambang yang dipergunakan sebagai media primer dalam proses komunikasi ialah bahasa, gambar, isyarat, warna dan lain sebagainya yang secara langsung mampu menerjemahkan pikiran dan perasaan komunikator kepada komunikan.

Bahasa merupakan yang paling banyak digunakan untuk menerjemahkan pikiran seseoarang kepada orang lain. Kial, isyarat, gambar, warna dan lain sebagainya, hanya dapat mengomunikasikan hal-hal tertentu saja (sangat terbatas).

Pikiran atau perasaan seseorang baru akan diketahui oleh orang lain dan ada dampaknya kepada orang lain apabila ditransmisikan dengan menggunakan media primer, yaitu lambang lambang. Pesan yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan terdiri atas isi (the content) dan lambang (symbol).

Seperti yang dipaparkan di atas, media primer atau lambang yang paling banyak digunakan dalam komunikasi adalah bahasa. Akan tetapi, tidak semua orang pandang mencari kata-kata yang sesungguhnya. Sebuah perkataan belum tentu mengandung makna yang sama bagi semua orang.

Kata-kata mengandung dua jenis pengertian, yaitu pengertian denotatif dan pengertian konotatif. Perkataan dalam Pengertian Denotatif adalah yang mengandung arti sebagaimana tercantum dalam kamus (dictionary meaning) dan diterima secara umum oleh kebanyakan orang dengan kebudayaan dan bahasa yang sama. Perkataan dalam Pengertian Konotatif adalah yang mengandung pengertian emosional atau mengandung penilaian tertentu.

Contohnya : Perkataan "Demokratis". Pengertian denotatif demokrasi adalah pemerintahan rakyat. Dalam pengertian konotatif istilah ini tidak sama bagi seorang Rusia, bagi seorang Amerika dan bagi Seorang Indonesia. Masing-masing mempunyai pandangan, pendapat dan anggapan tertentu terhadap perkataan demokrasi tersebut. Demikianlah sebuah ilustrasi yang menunjukkan betapa pentingnya bahasa dalam proses komunikasi.

2.  Proses Komunikasi Secara Sekunder
Pengertian Proses Komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama.

Seorang komunikator menggunakan media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada di tempat yang relatif juga atau jumlahnya banyak. Surat, telepon, majalah, surat kabar, radio, televisi dan banyak lagi adalah media kedua yang sering dipergunakan dalam komunikasi.
 

C.    HAMBATAN KOMUNIKASI

Beberapa faktor penghambat dalam komunikasi adalah :
      1.      Masalah dalam pengembangan pesan
Ada beberapa bentuk masalah dalam pengembangan pesan, seperti : keraguan tentang isi pesan, merasa asing dengan situasi yang ada, terjadi pertentangan emosional, sulit mengapresiasikan ide.
      2.      Masalah dalam penyampaian pesan
Umumnya terjadi karena kendala fisik dalam berkomunikasi, misalnya : aliran listrik padam, sound systemtidak bekerja dengan baik, kurangnya sarana presentasi, pesan terlalu panjang dan sebagainya.
      3.      Masalah dalam penerimaan pesan
Masalah yang muncul secara umum adalah posisi duduk yang kurang nyaman, konsentrasi terganggu, pandangan yang terhalang, jarak komunikasi yang terlalu jauh, dsb.
      4.      Masalah dalam menafsirkan pesan
Masalah ini akan terjadi jika terdapat perbedaan usia, perbedaan tingkat pendidikkan, status social, perbedaan jenis kelamin, keadaan ekonomi, dsb. Selain itu juga akan terjadi kesalahan dalam penafsiran kata karena memiliki arti ganda yang disebabkan kompleksnya latar belakang budaya.

Dalam komunikasi biasanya sering terjadi kesalahpahaman. Sehingga ada beberapa hal yang bisa menjadi hambatan dalam berkomunikasi seperti :

      · Hambatan dari proses komunikasi
1.  Hambatan media, hambatan ini sering kali terjadi seperti gambar yang tidak jelas pada siaran televisi, sehingga pesan yang ingin di sampaikan tidak sampai.
2.  Hambatan dalam membuat sandi atau symbol, hal ini terjadi karena bahasa yang digunakan kurang di mengerti, sehingga arti yang dimaksud oleh si pengirim pesan dengan yang menerima pesan, tidak sama atau hasil cetakan tulisan ada beberapa yang hilang, sehingga penerima pesan tidak dapat membaca isi pesan secara utuh.
3.  Hambatan dari pengirim pesan, disebabkan karena pesan yang akan disampaikan belum dimengerti oleh si pengirim pesan, sehinngga pesan yang akan di sampaikan menjadi tertunda atau menjadi rancu.
4. Hambatan dari penerima pesan, hal ini seringkali terjadi karena kesalahpahaman dalam mengartikan pesan yang di kirim, di karenakan kurangnya perhatian pada saat menerima pesan atau adanya sikap prasangka dan tanggapan yang keliru serta tidak mencari informasi lebih lanjut.
5. Hambatan dalam memberikan umpan balik (feedback). Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya, tidak tepat waktu atau tidak jelas.

    ·  Hambatan semantik
Kata – kata yang digunakan cenderung mempunyai arti kompleks sehingga pesan yang disampaikan menjadi tidak jelas.

    ·  Hambatan fisik
Hambatan fisik seperti cuaca, gangguan alat komunikasi, gangguan kesehatan, akan mengakibatkan terjadinyahambatan komunikasi.

    ·  Hambatan psikologi
Hambatan psikologi dan social kadang – kadang mengganggu komunikasi, seperti adanya perbedaan nilai – nilai harapan antara si pengirim pesan dengan si penerima pesan, sehingga pesan yang di sampaikan tidak sesuai dengan yang di terima.
   

D. DEFINISI KOMUNIKASI INTERPERSONAL EFEKTIF DALAM ORGANISASI YANG MENCAKUP
 
1. COMPONENTIAL
Definisi berdasarkan komponen  (componential), menjelaskan komunikasi antarpribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, dalam hal ini penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok orang kecil, dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik segera.

2. SITUASIONAL
 Ialah proses komunikasi yang berlangsung antara dua orang dalam situasi tatap muka. Menurut Pace dapat dilakukan dalam 3 bentuk yakni :
• Percakapan : berlangsung dalam suasana yang bersahabat dan informal.
• Dialog : berlangsung dalam situasi yang lebih intim, lebih dalam dan lebih personal.
• Wawancara : sifatnya lebih serius, yakni adanya pihak yang dominan pada posisi bertanya dan lainnya berada pada posisi menjawab.
 

E.    MODEL PENGOLAHAN INFORMASI

1. Rational : Model ini berasumsi bahwa pembuat keputusan merupakan aktor yang bertujuan (purposeful), selalu diarahkan untuk mencapai suatu sasaran (goals) yang tersusun dengan baik (well-ordered preference).

2. Rasionalitas Terbatas (Limited Capacity) : Model rasional terbatas (bounded rationality) yang dikemukakan oleh Herbert A. Simon. Semua pembuat keputusan selalu berupaya untuk memaksimalkan keputusan demikian, keputusan harus dididukung oleh informasi, waktu, personil dan sumber daya lain yang cukup.

3. Keputusan Instrumental (Expert)  : Model keputusan inkremental (incremental decision) dipopulerkan oleh David Baybrooke dan Charles E. Lindlom. Menurut mereka dalam bidang ilmu politik (politic realm)tidak selalu dibuat mengikuti pertimbangan dan perbandingan yang hati-hati dan alternatif yang tersedia.

4. Cybernetic : Diambil dari bahasa Yunani, yang berarti pengendali. Orang yang pertama kali memperkenalkan adalah Norbert Weiner. Sibernetika memandang pembuatan keputusan politik sebagai suatu pengendalian dan pengkordinasian, usaha-usaha manusia untuk mencapai serangkaian tujuan. Faktor yang dianggap menjadi dasar atau kuncinya adalah transmisi informasi. Hasil dari proses tersebut berupa keputusan yang siap diimplementasikan dalam lingkungan yang akan menjadi sebuah informasi baru dan masuk kedalam sistem pemerimaan uyntuk dievaluasi.
 

F.  MODEL INTERAKTIF MANAJEMEN

1.   KEPERCAYAAN DIRI / CONFIDENCE
Kepercayaan diri ditunjukkan dengan tidak adanya perasaan cemas dan senantiasa nyaman bersama orang lain serta nyaman dalam situasi komunikasi. Hal ini memungkinkan orang untuk berkomunikasi dengan lebih efektif karena tidak malu-malu, gelisah, galau, khawatir. Kepercayaan diri akan membuat orang menjadi lebih santai, tidak kaku, fleksibel dalam suara dan gerak tubuh, tidak terpaku pada nada suara ter tentu dan gerak tubuh, terkendali dan tidak gugup serta canggung.

2.   KEBERSATUAN / IMMEDIACY
Kebersatuan mengacu pada adanya penggabungan antara pembicara dengan pendengar, kebersatuan menyatukan antara pembicara dan pendengar. Komunikator yang memperlihatkan kebersatuan mengisyaratkan adanya minat dan perhatian. Bahasa yang menunjukkan kebersatuan umumnya ditanggapi lebih positif daripada bahasa yang tidak menunjukkan kebersatuan.
Secara nonverbal, kebersatuan dapat dinyatakan dengan memelihara kontak mata yang pantas sehingga mampu memunculkan kedekatan fisik yang menggemakan kedekatan psikologis, serta dengan sosok tubuh yang langsung dan terbuka. Hal ini meliputi gerakan tubuh yang dipusatkan pada orang lain yang Anda ajak berinteraksi, tidak terlalu banyak melihat kesana-kemari, memberikan senyuman, dan perilaku-perilaku yang mengisyaratkan “Saya berminat kepada Anda.”

Beberapa bentuk komunikasi secara verbal yang menunjukkan kebersatuan adalah sebagai berikut :
·         Menyebut nama lawan bicara.
·         Menggunakan kata ganti yang mencakup pembicara maupun pendengar, contoh : kita.
·         Memberikan umpan balik yang relevan.
·         Pusatkan perhatian pada kata-kata lawan bicara.
·         Hargai, kukuhkan dan pujilah lawan bicara Anda.
·         Sertakan referensi diri ke dalam pernyataan yang bersifat evaluatif.

3.   MANAJEMEN INTERAKSI / INTERACTION MANAGEMENT
Dalam berkomunikasi, mereka yang terlibat di dalam proses tersebut memiliki kontribusi yang sama, tidak ada pihak yang merasa terabaikan dan tidak ada yang merasa lebih penting dan lebih dominan. Peran dalam manajemen interaksi ini dapat dilakukan dengan cara menjaga dan memberikan gerakan mata, ekspresi wajah, vocal serta gerakan tubuh yang sesuai. Selain itu dapat pula dengan memberikan kesempatan kepada pihak lain untuk berbicara.

4.   PERILAKU EKSPRESIF / EXPRESSIVENESS
Hal ini mengacu pada keterampilan mengkomunikasikan keterlibatan tulus dalam interaksi antar pribadi. Perilaku ekspresif dapat dilakukan dengan cara mempergunakan variasi di dalam kecepatan, nada, volume dan ritme suara untuk mengisyaratkan keterlibatan dan perhatian. Selain itu, dapat pula ditunjukkan dengan menggunakan bahasa atau gerak-gerik tubuh. Terlalu sedikit gerak-gerik tubuh mengisyaratkan ketiadaan minat namun terlalu banyak gerak-gerik juga dapat mengisyaratkan ketidaknyamanan, kecanggungan dan kegugupan.

5.   ORIENTASI PADA ORANG LAIN / OTHER ORIENTATION
Orientasi pada orang lain mengacu pada kemampuan kita untuk menyesuaikan diri dengan lawan bicara kita selama proses komunikasi antar pribadi berlangsung. Orientasi ini mencakup pengkomunikasian perhatian dan minat kita terhadap apa yang dilakukan oleh lawan bicara kita. Perhatian dan minat tersebut dapat diungkapkan baik secara verbal maupun secara non verbal.
Secara verbal dapat diungkapkan dengan komentar-komentar seperti : “o ya!”,“oh begitu..”. Sedangkan secara non verbal dapat diungkapkan dengan memperlihatkan perasaan atau emosi lewat ekspresi wajah yang sesuai.

SUMBER

http://www.pengertianahli.com/2013/07/pengertian-komunikasi-menurut-para-ahli.htm

http://www.informasiahli.com/2015/08/proses-komunikasi.html

http://airuniversity.org/komunikasi-profesional-hambatan-komunikasi/

http://dokumen.tips/documents/teori-komunikasi-interpersonal-55a92bbac1c0e.html

http://digilib.uinsby.ac.id/9701/4/bab%202.pdf

https://plus.google.com/104703719452515887512/posts/hSPLFZdYMus

http://dokumen.tips/documents/tugas-kap-revisi.html

NAMA          :   RIZKI AMALIA

NMP             :   17513912

KELAS          :   3PA12

Tugas Softskill Ketiga : Mengendalikan Fungsi Manajemen & Kekuasaan dan Pengaruh

A. MENGENDALIKAN FUNGSI MANAJEMEN

1. Definisi Pengendalian (Controlling)

    Pengendalian/Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results (Schermerhorn, 2002).

    Pengendalian/Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan. The process of ensuring that actual activities conform the planned activities (Stoner, Freeman, & Gilbert, 1995).

2. Langkah-Langkah Kontrol

a. Perencanaan Strategi

b. Penyusunan Anggaran

c. Pelaksanaan Anggaran

d. Evaluasi Kinerja

3. tipe-tipe Kontrol Dalam Manajemen
a. Pengawasan pendahuluan

Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan

dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu

diselesaikan.

b. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan

Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui

dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan – kegiatan bisa

dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan “double check” yang telah

menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

c. Pengawasan umpan balik

Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

B. KEKUASAAN DAN PENGARUH

1. Definisi Kekuasaan

    Kekuasaan (power) adalah kemampuan yang dimiliki seseorang atau kelompok untuk mempengaruhi individu lain ataupun kelompok lain. Kekuasaan yang dimiliki seseorang akan menempatkan orang tersebut dalam suatu kedudukan yang lebih tinggi dibandingkan dengan orang lain yang dipengaruhinya. Pada umumnya kekuasaan akan menciptakan suatu hubungan yang vertical dalam suatu organisasi. Kekuasaan juga akan menentukan siapa yang pantas dan seharusnya mengambil keputusan (decision making) dalam suatu organisasi.

    Teori yang dikemukakan oleh French dan Raven ini menyatakan bahwa kepemimpinan bersumber pada kekuasaan dalam kelompok atau organisasi. Dengan kata lain, orang atau orang-orang yang memiliki akses terhadap sumber kekuasaan dalam suatu kelompok atau organisasi tertentu akan mengendalikan atau memimpin kelompok atau organisasi itu sendiri. Adapun sumber kekuasaan itu sendiri ada tiga macam, yaitu kedudukan, kepribadian dan politik.

 2. Sumber-Sumber Kekuasaan

     Kekuasaan Berdasarkan Kedudukan memiliki pengaruh potensial yang berasal dari kewenangan yang sah karena kedudukannya dalam organisasi terdiri dari: Kewenangan Formal dan Kekuasaan Pribadi.

    Kewenangan Formal, yaitu kewenangan yang mengacu pada hak prerogatif, kewajiban dan tanggung jawab seseorang berkaitan dengan kedudukannya dalam organisasi atau sistem sosial.

    Kontrol terhadap sumber daya dan imbalan, merupakan kontrol dan penguasaan terhadap sumber daya dan imbalan terkait dengankedudukan formal. Makin tinggi posisi seseorang dalam hirarki organisasi, makin banyak kontrol yang dipunyai orang tersebut terhadap sumber daya yang terbatas. Kontrol terhadap hukuman merupakan kapasitas untuk mencegah seseorang memperoleh imbalan.. Kontrol terhadap informasi menyangkut kontrol terhadap akses terhadap informasi penting maupun kontrol terhadap distribusinya kepada orang lain. Kontrol ekologis menyangkut kontrol terhadap lingkungan fisik, teknologi dan metode pengorganisasian pekerjaan.

      Kekuasaan pribadi menjelaskan bahwa kelompok sumber kekuasaan berdasarkan kedudukan akan berlimpah pada orang-orang yang secara hirarki mempunyai kedudukan dalam organisasi. Pengaruh potensial yang melekat pada keunggulan individu terdiri dari: Kekuasaan keahlian (expert power), Kekuasaan kesetiaan (referent power), dan Kekuasaan karisma.

    Kekuasaan keahlian (expert power) merupakan kekuasaan yang bersumber dari keahlian dalam memecahkan masalah tugas-tugas penting. Semakin tergantung pihak lain terhadap keahlian seseorang, semakin bertambah kekuasaan keahlian (expert power) orang tersebut.

    Kekuasaan kesetiaan (referent power) merupakan potensi seseorang yang menyebabkan orang lain mengagumi dan memenuhi permintaan orang tersebut. Referent power terkait dengan keterampilan interaksi antar pribadi, seperti pesona, kebijaksanaan, diplomasi dan empati.

    Kekuasaan karisma merupakan sifat bawaan dari seseorang yang mencakup penampilan, karakter dan kepribadian yang mampu mempengaruhi orang lain untuk suatu tujuan tertentu.

3. Definisi Pengaruh

    Sebagai esensi dari kepemimpinan, pengaruh diperlukan untuk menyampaikan gagasan, mendapatkan penerimaan dari kebijakan atau rencana dan untuk memotivasi orang lain agar mendukung dan melaksanakan berbagai keputusan.

    Jika kekuasaan merupakan kapasitas untuk menjalankan pengaruh, maka cara kekuasaan itu dilaksanakan berkaitan dengan perilaku mempengaruhi. Oleh karena itu, cara kekuasaan itu dijalankan dalam berbagai bentuk perilaku mempengaruhi  dan  proses-proses mempengaruhi yang timbal balik antara pemimpin dan pengikut, juga akan menentukan efektivitas kepemimpinan.

4. Pengaruh Taktik Organisasi

      Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain. Selain menggunakan kekuasaan, ada berbagai cara yang dapat digunakan oleh orang yang berada dalam organisasi untuk mempengaruhi orang lain.

     Taktik-taktik mempengaruhi (Influence Tactics) adalah cara-cara yang biasanya digunakan oleh seseorang untuk mempen-garuhi orang lain, baik orang yang merupakan atasan, setingkat, atau bawahannya. Dengan mengetahui dan menggunakan hal ini, maka seseorang dapat mempengaruhi orang lain, dengan tidak menggunakan kekuasaan yang dimilikinya.

      Kipnis dan Schmidt adalah peneliti yang pertama kali meneliti taktik-taktik yang biasa digunakan orang untuk mempengaruhi orang lain. (Kipnis dan Schmidt, 1982). Berbagai alat ukur telah dibuat untuk meneliti taktik mempengaruhi, dan salah satu yang terbaik adalah yang dibuat oleh Yukl dkk, yaitu yang disebut Influence Behavior Questionnaire (Yukl, Lepsinger, and Lucia, 1992). Hasil penelitian Yukl dkk, menun-jukkan ada sembilan jenis taktik yang biasa digunakan di dalam organisasi (Hugheset all, 2009), yaitu:

     Persuasi Rasional (Rational Persuasion), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan alasan yang logis dan bukti-bukti nyata agar orang lain tertarik.

      Daya-tarik Inspirasional (Inspirational Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan suatu permintaan atau proposal untuk membangkitkan antusiasme atau gairah pada orang lain.

       Konsultasi (Consultation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan mengajak dan melibatkan orang yang dijadikan target untuk berpartisipasi dalam pembuatan suatu rencana yang akan dilaksanakan.

      Mengucapkan kata-kata manis (Ingratiation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan kata-kata yang membahagiakan.

      Daya-tarik Pribadi (Personal Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain atau memintanya untuk melakukan sesuatu karena merupakan teman atau karena dianggap loyal.

       Pertukaran (Exchange), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan memberikan sesuatu keuntungan tertentu kepada orang yang dijadikan target, sebagai imbalan atas kemauannya mengikuti suatu permintaan tertentu.

        Koalisi (Coalitions), terjadi jika seseorang meminta bantuan dan dukungan dari orang lain untuk membujuk agar orang yang dijadikan target setuju.

     Tekanan (Pressure), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan ancaman, peringatan, atau permintaan yang berulang-ulang dalam meminta sesuatu.

      Mengesahkan (Legitimacy), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan jabatannya, kekuasaannya, atau dengan mengatakan bahwa suatu permintaan adalah sesuai dengan kebijakan atau aturan organisasi.

Daftar Pustaka :

Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.

Tangkilisan, Drs.Hessel Nogi S. (2005). Manajemen Publik. Jakarta: PT. Grasindo.

Umar, Husein. (2000). Business An Introduction. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Media.

NAMA        : RIZKI AMALIA

NPM           : 17513912

KELAS        : 3PA12

TUGAS SOFTSKILL 2: PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN & ACTUATING DALAM MANAJEMEN

A. PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN

1. DEFINISI STRUKTUR ORGANISASI
    Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.

2. STRUKTUR FORMAL DAN INFORMAL
Pengorganisasian sebagai fungsi dari Manajemen meliputi :
    Struktur Formal : Struktur yang diakui oleh pihak yang berwenang dengan ketetapan hukum. Misalnya koperasi, CV, PT, Struktur pemerintahan, dan sebagainya.
    Struktur Informal : Struktur yang nyata ada dan berfungsi, tetapi tidak diakui oleh pihak yang berwenang. Misalnya adat-istiadat.

3. MANFAAT STRUKTUR FUNGSIONAL DAN DIVISIONAL
   Komunikasi dan jaringan keputusannya sederhana
   Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada tingkat manajemen  puncak
   Dapat mendelegasikan keputusan operasional sehari-hari
   Menyederhanakan pelatihan spesialis fungsional
   Menyederhanakan pelatihan untuk para spesialis fungsional
   Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi
Manfaat Struktur Divisional :
    Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan
    Dapat mempertahankan spesialisasi pada tiap divisi
    Membuka kesempatan karir
    Menimbulkan kompetisi di dalam organisasi

4. Kerugian Struktur Fungsional :
    Menyebabkan spesialisasi yang sempit
    Mendorong timbulnya persaingan dan pertentangan antar fungsi
    Mengakibatkan sulitnya koordinasi diantara bidang-bidang fungsional
    Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi
  Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis, sehingga membuat perubahan   
   Membatasi pengembangan keterampilan manajer yang lebih luas
     Kerugian Struktur Divisional :
    Mengakibatkan turunnya komunikasi antara spesialis fungsional
    Sangat potensial untuk ketidakkonsekuenan antar divisi
    Biaya relatif tinggi

 5. Contoh Kasus Dalam Organisasi
 Pada contoh kasus dalam organisasi kali ini saya tertarik dengan kasus PSSI yang sudah sering bermasalah. Dari beberapa sumber mengatakan bahwa hal ini disebabkan karena kurang pandai dalam mengatasi masalah-masalah yang terjadi dalam organisasi PSSI tersebut. Padahal PSSI berada dibawah naungan pimpinan Indonesia dan organisasi sepak bola yaitu FIFA (Federation International Football Asosiation). Tetapi organisasi ini tetap tidak menunjukkan kinerja yang baik dan membuat nama PSSI menjadi jelek di Indonesia bahkan di mata dunia.
  Hal utama yang menyebabkan organisasi PSSI bermasalah dan terlihat kacau dikarenakan pemimpin organisasi yaitu Nurdin Khalid yang gagal dalam memimpin dan mengelola organisasi ini. Sudah banyak kasus yang menimpa pemimpin organisasi ini, yang paling utama adalah masalah korupsi yang dia lakukan terhadap dana-dana yang harusnya dialokasikan untuk kemajuan sepak bola negeri ini, dia masukan ke dalam rekening pribadinya sendiri dan itu sebagai bukti bahwa dia pernah menjadi pidana kasus korupsi PSSI. Dan dari akibatnya, FIFA melayangkan surat penurunan kepada Nurdin Khalid untuk meninggalkan kursi sebagai ketua PSSI, tetapi surat itu malah ditutupi dari  publik.

6. SUMBER :
 Hari Purnomo, Setiawan., Zulkieflimansyah (1996). Manajemen Strategi: Sebuah Konsep Pengantar. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Abdul Mukhyi, Muhammad, Hadi Saputro, Ima. (1995). Pengantar Manajemen Umum. Depok: Universitas Gunadarma.

B. ACTUATING DAMALM MANAJEMEN

 DEFINISI ACTUATING

    Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi

    Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

    Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya

 PENTINGNYA ACTUATING

Untuk mencapai keteraturan, kelancaran, dan kesinambungan usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Untuk mencapai efisiensi, yaitu suatu perbandingan terbaik antara input dan output.
Merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan alternatif-alternatif, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, dan program-program sebagai bentuk usaha untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.

4 tingkat kemampuan dasar dalam kegiatan perencanaan:
Insight: kemampuan untuk menghimpun fakta dengan jalan mengadakan penyelidikan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan masalah yang direncanakan.
Forsight: kemampuan untuk memproyeksikan atau menggambarkan jalan atau cara-cara yang akan ditempuh, memperkirakan keadaan-keadaan yang mungkin timbul sebagai akibat dari kegiatan yang dilakukan.
Studi eksploratif: kemampuan untuk melihat segala sesuau secara keseluruhan, sehingga diperoleh gambaran secara integral dari kondisi yang ada.
Doorsight: kemampuan untuk mengetahui segala cara yang dapat menyamarkan pandangan, sehingga memungkinkan untuk dapat mengambil keputusan.
Planning jangka panjang memiliki 2 karakteristik utama, yaitu:
Tujuan dan sasaran: merupakan dasar bagi strategi perusahaan
Peramalan (forecasting) jangka panjang: langkah awal sebelum membuat perencanaan

 PRINSIP ACTUATING

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:
·        Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya
·        Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia
·        Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi
·        Menghargai hasil yang baik dan sempurna
·        Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih
·        Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup
·        Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya
sumber :
https://id.wikipedia.org/wiki 

NAMA         :  RIZKI AMALIA

KELAS         :  3PA12

NPM             :  17513912

Tugas 1 -- Psikologi Manajemen

A.    Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli

1. Menurut Drs. Oey Liang Lee mengartikan manajemen adalah ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan dari manusia untuk menentukan capaian tujuan sebagaimana yang telah ditetapkan.
2. Pengertian manajemen menurut James A.F. Stoner adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunaan terhadap sumberdaya organisasi lainnya supaya tujuan organisasi dapat tercapai sesuai dengan yang ditetapkan.
3.  Pengertian manajemen menurut R. Terry adalah suatu proses khas terdiri tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengontrolan yang dilakukan dalam menentukan serta mencapai target yang sudah ditetapkan lewat pemanfaatan sumberdaya manusia dan lainnya.

B.    Pengertian Kepemimpinan

Kepemimpinan atau leadership merupakan ilmu terapan dari ilmu-ilmu sosial, sebab prinsip-prinsip dan rumusannya diharapkan dapat mendatangkan manfaat bagi kesejahteraan manusia (Moejiono, 2002).

• Menurut Tead; Terry; Hoyt (dalam Kartono, 2003) Pengertian Kepemimpinan yaitu kegiatan atau seni mempengaruhi orang lain agar mau bekerjasama yang didasarkan pada kemampuan orang tersebut untuk membimbing orang lain dalam mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan kelompok.

• Menurut Young (dalam Kartono, 2003) Pengertian Kepemimpinan yaitu bentuk dominasi yang didasari atas kemampuan pribadi yang sanggup mendorong atau mengajak orang lain untuk berbuat sesuatu yang berdasarkan penerimaan oleh kelompoknya, dan memiliki keahlian khusus yang tepat bagi situasi yang khusus.

• Moejiono (2002) memandang bahwa leadership tersebut sebenarnya sebagai akibat pengaruh satu arah, karena pemimpin mungkin memiliki kualitas-kualitas tertentu yang membedakan dirinya dengan pengikutnya. Para ahli teori sukarela (compliance induction theorist) cenderung memandang leadership sebagai pemaksaan atau pendesakan pengaruh secara tidak langsung dan sebagai sarana untuk membentuk kelompok sesuai dengan keinginan pemimpin (Moejiono, 2002).

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kepemimpnan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, bawahan atau kelompok, kemampuan mengarahkan tingkah laku bawahan atau kelompok, memiliki kemampuan atau keahlian khusus dalam bidang yang diinginkan oleh kelompoknya, untuk mencapai tujuan organisasi atau kelompok.

C.    Pengertian Perencanaan atau Planning

Perencanaan adalah proses yang mendefinisikan tujuan dari organisasi, membuat strategi digunakan untuk mencapai tujuan dari organisasi, serta mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses-peroses yang penting dari semua fungsi manajemen sebab tanpa perencanaan  (planning) fungsi pengorganisasian, pengontrolan maupun pengarahan tidak akan dapat berjalan.
Rencana (planning) dapat berupa rencana informal ataupun rencana formal. Rencana informal adalah rencana-rencana yang tak tertulis dan bukan merupakan dari tujuan bersama anggota organisasi. Sedangkan definisi dari rencana formal adalah rencana yang tertulis yang harus dilaksanakan oleh organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal adalah rencana bersama anggota-anggota korporasi, artinya setiap anggota harus mengetahui serta menjalankan rencana tersebut. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman mengenai apa yang harus dilakukan.

• Douglas: Perencanaan adalah suatu proses kontinu dari pengkajian, membuat tujuan dan sasaran, dan mengimplementasikan serta mengevaluasi atau mengontrolnya.
• Alexander: Perencanaan adalah memutuskan seberapa luas akan dilakukakan, bagaimana melakukannya, kapan melakukannya, dan siapa yang melakukannya. 
• Steiner: Perencanaan adalah suatu proses memulai dengan sasaran-sasaran, batasan strategi, kebijakan, dan rencana detail untuk mencapainya, mencapai organisasi untuk menerapkan keputusan, dan termasuk tinjauan kinerja dan umpan balik terhadap pengenalan siklus perencanaan baru.

Umumnya, dalam suatu perencanaan seorang manajer atau pemgambil keputusan akan memulai dengan menjawab pertanyaan 5W dan 1H, seperti berikut ini:

• What: seorang manajer harus menjawab pertanyaan, apa yang hendak dicapai dan dirumuskan dalam mencapai tujuan tertentu.
• Why: seorang manajer harus menjawab, mengapa hal itu yang menjadi tujuan, bukan yang lain. Manajer harus bisa memberi alasan yang disertai analisisnya.
• Where: seorang manajer harus mampu mempertanggung jawabkan pemilihan lokasi perusahaan. Misalnya, mengapa memilih lokasi dekat konsumen? Tentunya keputusan pemilihan tempat itu harus dapat dipertanggungjawabkan manajer dilihat dari aspek ekonomis, sosial, dan teknis.
• When: seorang manajer atau pengambil keputusan harus dapat dengan tepat menentukan jadwal pekerjaan yang harus diselesaikan.
• Who: seorang manajer harus mempertanggungjawabkan mengapa orang-orang itu yang dipilih untuk melaksanakan suatu pekerjaan. bukan orang lain. Manajer harus memberi alasan tersebut.
• How: seorang manajer harus dapat menentukan bagaimana cara melaksanakan suatu pekerjaan. Seorang manajer tidak selalu harus melaksanakan suatu pekerjaan seorang diri. Pekerjaan tersebut dapat pula dilimpahkan kepada stafnya.

Dilihat dari jenjang manajemen, perencanaan dibagi menjadi tiga jenjang perencanaan, yaitu sebagai berikut:

·    Perencanaan jenjang atas (top-level): Di jenjang ini, perencanaan lebih bersifat strategis, yaitu memberi petunjuk umum, merumuskan tujuan, mengambil keputusan, dan memberi petunjuk pola penyelesaian, dan bersifat menyeluruh. Perencanaan jenjang atas lebih menekankan pada tujuan jangka panjang dari perusahaan. Perencanaan ini menjadi tanggung jawab manajemen puncak.

·    Perencanaan jenjang menengah (middle-level): Pada jenjang ini, perencanaan lebih bersifat admistratif menyangkut cara menempuh dan bagaimana tujuan dari perencanaan itu dapat dilaksanakan. Perencanaan jenjang menengah menjadi tanggung jawab manajemen menengah (madya).

·    Perencanaan jenjang bawah (low-level): Pada jenjang ini, perencanaan lebih memfokuskan untuk menghasilkan sehingga perencanaan mengarah pada pelaksanaan atau operasional. Perencanaan jenjang bawah menjadi tanggung jawab manajemen pelaksana.

D.    Langkah-langkah Dalam Menyusun Perencanaan

Ada banyak langkah dalam menyusun perencanaan, namun ada 5 langkah yang dapat merepresentasikan secara umum penyusunan perencanaan, langkah-langkah tersebut adalah:

1.     Menentukan Tujuan
     Proses menentukan tujuan merupakan bagian awal dari proses penyusunan perencanaan. Kegiatan ini sebagai pemberi batas pada tujuan organisasi agar tidak menyebar terlalu luas sehingga banyak sumberdaya yang terbuang. Dengan penetapan tujuan, sasaran dan prioritas secara rinci dan jelas maka organisasi dapat mengarahkan sumber daya agar mencapai tujuan lebih efektif dan efisien.

2.     Mengidentifikasi Situasi dan Kondisi Organisasi
     Situasi dan kondisi organisasi yang diidentifikasi adalah situasi yang sedang berlangsung saat ini. Tentulah kepandaian membaca situasi dan kondisi diperlukan untuk memcapai tujuan. Perencanaan ketika telah menentukan tujuan atau sasaran tentulah organisasi dapat melihat sejauh mana organisasi itu telah berjalan menuju tujuan, seberapa banyak sumber daya saat ini, sumberdaya apa yang telah dimiliki saat ini, kekurangan apa yang mesti di tambah, atau diperbaiki. Hal tersebut merupakan data awal organisasi dalam menentukan rencana-rencana selanjutnya guna mencapai tujuan dengan hasil yang jauh lebih baik dari sebelumnya ataupun dari kondisi yang sedang berlangsung.

3.     Memanfaatkan Faktor Pendukung dan Menyiasati Faktor Penghambat

     Setelah menentukan tujuan, lalu mengidentifikasi situasi dan kondisi, hal yang selanjutnya dilakukan dalam perencanaan adalah memanfaatkan segala faktor pendukung untuk mencapai tujuan organisasi agar hasil menjadi jauh lebih baik. Adapun dibalik faktor pendukung ada pula faktor penghambat dalam mencapai tujuan. Faktor penghambat itu disisasati guna mengantisipasi terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Faktor–faktor tersebut dapat mempermudah dan mempersulit mencapai tujuan. Disini kekuatan dan kekompakan suatu organisasi dapat teruji, kekuatan dan kekompakan organisasi tersebut sebagai kunci perencanaan yang baik.

4.     Menyusun Langkah Kongkret Perencanaan
     Selanjutnya adalah menyusun langkah kongkret perencanaan. Langkah kongkret digunakan sebagai acuan untuk mencapai tujuan atau hasil. Langkah-langkah yang telah disusun lalu di kembangkan dan dipilih dari berbagai alternatif yang ada, dan disesuaikan mana yang paling cocok, dan yang paling efektif guna mencapai tujuan yang diinginkan.

5.     Mengembangkan Metode Pengawasan dan Evaluasi
     Langkah yang selanjutnya ini merupakan langkah terakhir dalam perencanaan . Langkah ini sebagai jalur yang menentukan agar organisasi berjalan sesuai kesepakatan yang telah disepakati bersama. Metode pengawasan dan evaluasi berisi konsep yang mengantisipasi hal–hal yang telah diprediksikan ataupun yang tidak terprediksi. Ini memungkinkan organisasi melakukan metode ini sebagai evaluasi dini bagi para sumber daya agar bekerja sesuai dengan harapan organisasi. Pengawasan dan Evaluasi diperlukan organisasi agar kondisi yang terjadi dapat dijadikan acuan dan pembelajaran guna memaksimalkan kinerja dan meminimalisir kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Tentulah segala hal tersebut di rencanakan dan di konsep sebaik mungkin guna mencapai tujuan atau cita-cita organisasi.

E.    Manfaat Perencanaan dalam Manajemen

• Tujuan yang ingin dicapai.

• Jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan

• Jenis dan jumlah staf yang diinginkan serta uraian tugas masing-masing.

• Mengetahui efektivitas kepemimpinan dan pengarahan yang diperlukan.

• Bentuk dan standar pengawasan yang akan dilakukan.

F.    Jenis-jenis Perencanaan dalam Organisasi

 Melihat tingkat hierarkis, ada 3 jenis perencanaan :

1. Perencanaan Strategis
Satu proses di ana eksekutif atau top manajer meramal arah jangka panjang dari suatu entitas dengan menetapkan target spesifik pada kinerja, dengan mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal untuk melakukan tindakan perencanaan.

2.  Perencanaan Taktis

Proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan tindakan. bagian ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut pandang sistemik.

3.  Perencanaan Operasional

Perencanaan yang dilakukan pada karyawan tingkat terendah dalam organisasi. Mengidentifikasi prosedur spesifik, dan proses yang diperlukan di tingkat bawah organisasi, menyajikan rencana aksi atau rencana operasional. Hal ini dihasilkan oleh tingkat organisasi yang lebih rendah dengan fokus pada kegiatan rutin perusahaan, oleh karena itu rencana dikembangkan dalam waktu yang singkat.

CONTOH PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

1. saya memiliki organisasi yang bernama “LFC Store” yang bergerak di bidang sport and fashion. Pertama-tama saya akan menetapkan tujuan dari organisasi yang saya bentuk ini. Tujuan dibentuknya “LFC Store” adalah untuk menjadi sport and fashion store terkenal, terbesar dan terlengkap di Indonesia dan memiliki cabang di seluruh kota di Indonesia.

2.     Untuk menjadi sport and fashion store terkenal, terbesar dan terlengkap, saya harus memiliki sumber daya yang cukup dan menempatkan tenaga kerja sesuai dengan bidang yang dikuasainya sehingga “LFC Store” dapat berjalan dengan lancar. Setelah itu saya perlu menganalisis data keuangan dan data statistik rutin yang didapat melalui komunikasi antara saya dengan karyawan.

3.     Kemudian saya perlu mengidentifikasikan berbagai faktor yang dapat menghambat organisasi dalam mencapai tujuan. Misalnya lokasi toko yang kurang strategis, kerusakan produk, kualitas bahan yang tidak sesuai harapan, maupun kecelakaan kerja. Maka kami perlu menganalisa hambatan-hambatan yang terdapat dalam proses produksi maupun distribusi dan pemasaran. Selain itu juga perlu mengidentifikasikan berbagai faktor yang kiranya dapat membantu menunjang tercapainya tujuan dari “LFC Store” seperti menggunakan bahan yang berkualitas, menyediakan pakaian, alat-alat olahraga, serta berbagai merchandise dari berbagai klub olahraga yang lengkap, selalu mengikuti trend fashion agar tidak ketinggalan jaman, menjaga kebersihan toko, keramahan karyawan, dan sebagainya.

4.     Lalu yang terakhir adalah mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan seperti mempromosikan “LFC Store” melalui berbagai media seperti koran, majalah, maupun sosial media dengan penawaran-penawaran khusus semenarik mungkin sehingga “LFC Store” dapat dikenal oleh masyarakat sebagai sport and fashion store yang terbesar dan terlengkap di Indonesia.

REFRENSI


http://informasiana.com/pengertian-manajemen-menurut-para-ahli/
http://belajarpsikologi.com/pengertian-kepemimpinan-menurut-para-ahli/
http://www.pengertianku.net/2014/07/pengertian-perencanaan-planning.html

http://www.pengertianahli.com/2013/12/pengertian-perencanaan-apa-itu.html#_

NAMA        :    RIZKI AMALIA
NPM           :    17513912
KELAS        :    3PA12