Tugas Softskill Ketiga : Mengendalikan Fungsi Manajemen & Kekuasaan dan Pengaruh

A. MENGENDALIKAN FUNGSI MANAJEMEN

1. Definisi Pengendalian (Controlling)

    Pengendalian/Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results (Schermerhorn, 2002).

    Pengendalian/Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan. The process of ensuring that actual activities conform the planned activities (Stoner, Freeman, & Gilbert, 1995).

2. Langkah-Langkah Kontrol

a. Perencanaan Strategi

b. Penyusunan Anggaran

c. Pelaksanaan Anggaran

d. Evaluasi Kinerja

3. tipe-tipe Kontrol Dalam Manajemen
a. Pengawasan pendahuluan

Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan

dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu

diselesaikan.

b. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan

Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui

dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan – kegiatan bisa

dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan “double check” yang telah

menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

c. Pengawasan umpan balik

Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

B. KEKUASAAN DAN PENGARUH

1. Definisi Kekuasaan

    Kekuasaan (power) adalah kemampuan yang dimiliki seseorang atau kelompok untuk mempengaruhi individu lain ataupun kelompok lain. Kekuasaan yang dimiliki seseorang akan menempatkan orang tersebut dalam suatu kedudukan yang lebih tinggi dibandingkan dengan orang lain yang dipengaruhinya. Pada umumnya kekuasaan akan menciptakan suatu hubungan yang vertical dalam suatu organisasi. Kekuasaan juga akan menentukan siapa yang pantas dan seharusnya mengambil keputusan (decision making) dalam suatu organisasi.

    Teori yang dikemukakan oleh French dan Raven ini menyatakan bahwa kepemimpinan bersumber pada kekuasaan dalam kelompok atau organisasi. Dengan kata lain, orang atau orang-orang yang memiliki akses terhadap sumber kekuasaan dalam suatu kelompok atau organisasi tertentu akan mengendalikan atau memimpin kelompok atau organisasi itu sendiri. Adapun sumber kekuasaan itu sendiri ada tiga macam, yaitu kedudukan, kepribadian dan politik.

 2. Sumber-Sumber Kekuasaan

     Kekuasaan Berdasarkan Kedudukan memiliki pengaruh potensial yang berasal dari kewenangan yang sah karena kedudukannya dalam organisasi terdiri dari: Kewenangan Formal dan Kekuasaan Pribadi.

    Kewenangan Formal, yaitu kewenangan yang mengacu pada hak prerogatif, kewajiban dan tanggung jawab seseorang berkaitan dengan kedudukannya dalam organisasi atau sistem sosial.

    Kontrol terhadap sumber daya dan imbalan, merupakan kontrol dan penguasaan terhadap sumber daya dan imbalan terkait dengankedudukan formal. Makin tinggi posisi seseorang dalam hirarki organisasi, makin banyak kontrol yang dipunyai orang tersebut terhadap sumber daya yang terbatas. Kontrol terhadap hukuman merupakan kapasitas untuk mencegah seseorang memperoleh imbalan.. Kontrol terhadap informasi menyangkut kontrol terhadap akses terhadap informasi penting maupun kontrol terhadap distribusinya kepada orang lain. Kontrol ekologis menyangkut kontrol terhadap lingkungan fisik, teknologi dan metode pengorganisasian pekerjaan.

      Kekuasaan pribadi menjelaskan bahwa kelompok sumber kekuasaan berdasarkan kedudukan akan berlimpah pada orang-orang yang secara hirarki mempunyai kedudukan dalam organisasi. Pengaruh potensial yang melekat pada keunggulan individu terdiri dari: Kekuasaan keahlian (expert power), Kekuasaan kesetiaan (referent power), dan Kekuasaan karisma.

    Kekuasaan keahlian (expert power) merupakan kekuasaan yang bersumber dari keahlian dalam memecahkan masalah tugas-tugas penting. Semakin tergantung pihak lain terhadap keahlian seseorang, semakin bertambah kekuasaan keahlian (expert power) orang tersebut.

    Kekuasaan kesetiaan (referent power) merupakan potensi seseorang yang menyebabkan orang lain mengagumi dan memenuhi permintaan orang tersebut. Referent power terkait dengan keterampilan interaksi antar pribadi, seperti pesona, kebijaksanaan, diplomasi dan empati.

    Kekuasaan karisma merupakan sifat bawaan dari seseorang yang mencakup penampilan, karakter dan kepribadian yang mampu mempengaruhi orang lain untuk suatu tujuan tertentu.

3. Definisi Pengaruh

    Sebagai esensi dari kepemimpinan, pengaruh diperlukan untuk menyampaikan gagasan, mendapatkan penerimaan dari kebijakan atau rencana dan untuk memotivasi orang lain agar mendukung dan melaksanakan berbagai keputusan.

    Jika kekuasaan merupakan kapasitas untuk menjalankan pengaruh, maka cara kekuasaan itu dilaksanakan berkaitan dengan perilaku mempengaruhi. Oleh karena itu, cara kekuasaan itu dijalankan dalam berbagai bentuk perilaku mempengaruhi  dan  proses-proses mempengaruhi yang timbal balik antara pemimpin dan pengikut, juga akan menentukan efektivitas kepemimpinan.

4. Pengaruh Taktik Organisasi

      Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain. Selain menggunakan kekuasaan, ada berbagai cara yang dapat digunakan oleh orang yang berada dalam organisasi untuk mempengaruhi orang lain.

     Taktik-taktik mempengaruhi (Influence Tactics) adalah cara-cara yang biasanya digunakan oleh seseorang untuk mempen-garuhi orang lain, baik orang yang merupakan atasan, setingkat, atau bawahannya. Dengan mengetahui dan menggunakan hal ini, maka seseorang dapat mempengaruhi orang lain, dengan tidak menggunakan kekuasaan yang dimilikinya.

      Kipnis dan Schmidt adalah peneliti yang pertama kali meneliti taktik-taktik yang biasa digunakan orang untuk mempengaruhi orang lain. (Kipnis dan Schmidt, 1982). Berbagai alat ukur telah dibuat untuk meneliti taktik mempengaruhi, dan salah satu yang terbaik adalah yang dibuat oleh Yukl dkk, yaitu yang disebut Influence Behavior Questionnaire (Yukl, Lepsinger, and Lucia, 1992). Hasil penelitian Yukl dkk, menun-jukkan ada sembilan jenis taktik yang biasa digunakan di dalam organisasi (Hugheset all, 2009), yaitu:

     Persuasi Rasional (Rational Persuasion), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan alasan yang logis dan bukti-bukti nyata agar orang lain tertarik.

      Daya-tarik Inspirasional (Inspirational Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan suatu permintaan atau proposal untuk membangkitkan antusiasme atau gairah pada orang lain.

       Konsultasi (Consultation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan mengajak dan melibatkan orang yang dijadikan target untuk berpartisipasi dalam pembuatan suatu rencana yang akan dilaksanakan.

      Mengucapkan kata-kata manis (Ingratiation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan kata-kata yang membahagiakan.

      Daya-tarik Pribadi (Personal Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain atau memintanya untuk melakukan sesuatu karena merupakan teman atau karena dianggap loyal.

       Pertukaran (Exchange), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan memberikan sesuatu keuntungan tertentu kepada orang yang dijadikan target, sebagai imbalan atas kemauannya mengikuti suatu permintaan tertentu.

        Koalisi (Coalitions), terjadi jika seseorang meminta bantuan dan dukungan dari orang lain untuk membujuk agar orang yang dijadikan target setuju.

     Tekanan (Pressure), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan ancaman, peringatan, atau permintaan yang berulang-ulang dalam meminta sesuatu.

      Mengesahkan (Legitimacy), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan jabatannya, kekuasaannya, atau dengan mengatakan bahwa suatu permintaan adalah sesuai dengan kebijakan atau aturan organisasi.

Daftar Pustaka :

Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.

Tangkilisan, Drs.Hessel Nogi S. (2005). Manajemen Publik. Jakarta: PT. Grasindo.

Umar, Husein. (2000). Business An Introduction. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Media.

NAMA        : RIZKI AMALIA

NPM           : 17513912

KELAS        : 3PA12

TUGAS SOFTSKILL 2: PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN & ACTUATING DALAM MANAJEMEN

A. PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN

1. DEFINISI STRUKTUR ORGANISASI
    Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.

2. STRUKTUR FORMAL DAN INFORMAL
Pengorganisasian sebagai fungsi dari Manajemen meliputi :
    Struktur Formal : Struktur yang diakui oleh pihak yang berwenang dengan ketetapan hukum. Misalnya koperasi, CV, PT, Struktur pemerintahan, dan sebagainya.
    Struktur Informal : Struktur yang nyata ada dan berfungsi, tetapi tidak diakui oleh pihak yang berwenang. Misalnya adat-istiadat.

3. MANFAAT STRUKTUR FUNGSIONAL DAN DIVISIONAL
   Komunikasi dan jaringan keputusannya sederhana
   Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada tingkat manajemen  puncak
   Dapat mendelegasikan keputusan operasional sehari-hari
   Menyederhanakan pelatihan spesialis fungsional
   Menyederhanakan pelatihan untuk para spesialis fungsional
   Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi
Manfaat Struktur Divisional :
    Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan
    Dapat mempertahankan spesialisasi pada tiap divisi
    Membuka kesempatan karir
    Menimbulkan kompetisi di dalam organisasi

4. Kerugian Struktur Fungsional :
    Menyebabkan spesialisasi yang sempit
    Mendorong timbulnya persaingan dan pertentangan antar fungsi
    Mengakibatkan sulitnya koordinasi diantara bidang-bidang fungsional
    Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi
  Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis, sehingga membuat perubahan   
   Membatasi pengembangan keterampilan manajer yang lebih luas
     Kerugian Struktur Divisional :
    Mengakibatkan turunnya komunikasi antara spesialis fungsional
    Sangat potensial untuk ketidakkonsekuenan antar divisi
    Biaya relatif tinggi

 5. Contoh Kasus Dalam Organisasi
 Pada contoh kasus dalam organisasi kali ini saya tertarik dengan kasus PSSI yang sudah sering bermasalah. Dari beberapa sumber mengatakan bahwa hal ini disebabkan karena kurang pandai dalam mengatasi masalah-masalah yang terjadi dalam organisasi PSSI tersebut. Padahal PSSI berada dibawah naungan pimpinan Indonesia dan organisasi sepak bola yaitu FIFA (Federation International Football Asosiation). Tetapi organisasi ini tetap tidak menunjukkan kinerja yang baik dan membuat nama PSSI menjadi jelek di Indonesia bahkan di mata dunia.
  Hal utama yang menyebabkan organisasi PSSI bermasalah dan terlihat kacau dikarenakan pemimpin organisasi yaitu Nurdin Khalid yang gagal dalam memimpin dan mengelola organisasi ini. Sudah banyak kasus yang menimpa pemimpin organisasi ini, yang paling utama adalah masalah korupsi yang dia lakukan terhadap dana-dana yang harusnya dialokasikan untuk kemajuan sepak bola negeri ini, dia masukan ke dalam rekening pribadinya sendiri dan itu sebagai bukti bahwa dia pernah menjadi pidana kasus korupsi PSSI. Dan dari akibatnya, FIFA melayangkan surat penurunan kepada Nurdin Khalid untuk meninggalkan kursi sebagai ketua PSSI, tetapi surat itu malah ditutupi dari  publik.

6. SUMBER :
 Hari Purnomo, Setiawan., Zulkieflimansyah (1996). Manajemen Strategi: Sebuah Konsep Pengantar. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Abdul Mukhyi, Muhammad, Hadi Saputro, Ima. (1995). Pengantar Manajemen Umum. Depok: Universitas Gunadarma.

B. ACTUATING DAMALM MANAJEMEN

 DEFINISI ACTUATING

    Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi

    Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

    Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya

 PENTINGNYA ACTUATING

Untuk mencapai keteraturan, kelancaran, dan kesinambungan usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Untuk mencapai efisiensi, yaitu suatu perbandingan terbaik antara input dan output.
Merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan alternatif-alternatif, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, dan program-program sebagai bentuk usaha untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.

4 tingkat kemampuan dasar dalam kegiatan perencanaan:
Insight: kemampuan untuk menghimpun fakta dengan jalan mengadakan penyelidikan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan masalah yang direncanakan.
Forsight: kemampuan untuk memproyeksikan atau menggambarkan jalan atau cara-cara yang akan ditempuh, memperkirakan keadaan-keadaan yang mungkin timbul sebagai akibat dari kegiatan yang dilakukan.
Studi eksploratif: kemampuan untuk melihat segala sesuau secara keseluruhan, sehingga diperoleh gambaran secara integral dari kondisi yang ada.
Doorsight: kemampuan untuk mengetahui segala cara yang dapat menyamarkan pandangan, sehingga memungkinkan untuk dapat mengambil keputusan.
Planning jangka panjang memiliki 2 karakteristik utama, yaitu:
Tujuan dan sasaran: merupakan dasar bagi strategi perusahaan
Peramalan (forecasting) jangka panjang: langkah awal sebelum membuat perencanaan

 PRINSIP ACTUATING

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:
·        Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya
·        Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia
·        Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi
·        Menghargai hasil yang baik dan sempurna
·        Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih
·        Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup
·        Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya
sumber :
https://id.wikipedia.org/wiki 

NAMA         :  RIZKI AMALIA

KELAS         :  3PA12

NPM             :  17513912